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Como fazer mais (e melhor) em menos tempo

A nossa vida é cada vez mais ocupada, certo?! Temos sempre um milhão de coisas para fazer, no trabalho, a vida pessoal, a casa, a família, tempo para dormir, comer, entre outras. Eu gosto de me manter ocupada, mas odeio estar sobrecarregada e stressada com a minha lista de afazeres. Gosto de fazer as coisas no meu tempo e com calma.

Tenho lido bastantes livros e artigos sobre qual a melhor forma de planear o dia, como maximizar o meu tempo e conciliar a minha vida pessoal e profissional.

Neste artigo partilho as dicas que tenho implementado e que fizeram toda a diferença para a minha organização. Estas novas formas de fazer as coisas permitiram-me começar a fazer melhor o meu trabalho e despender menos tempo do que o habitual.

Esta é a minha forma de fazer as coisas, mas somos todos diferentes, podes considerar que alguns tópicos não se identificam contigo. Tenta encontrar um sistema que funcione.

 

Criar prioridades

A única coisa que nos impede de fazer as coisas é uma má gestão do tempo, que advém da vontade de querermos fazer demasiadas coisas e acreditar que todas as tarefas têm a mesma importância ou prioridade.

Normalmente organizo os meus projetos e tarefas no Asana. Sempre que surge ou me lembro de uma nova tarefa para fazer, coloco no Asana. Desta forma posso deixar de me preocupar com essa tarefa e tratar dela quando tiver disponibilidade.

Quando sinto que estou com demasiadas coisas por fazer, escrevo todas as tarefas que tenho pendentes. Não penso em categorias nem prioridades. Apenas listo tudo. Depois de criar a minha lista, analiso cada tópico da lista com as seguintes perguntas:

  • Isto é realmente importante agora?
  • Posso fazer isto outro dia?
  • Isto é mesmo necessário ou posso eliminar da lista?
  • Posso delegar esta tarefa noutra pessoa?

Tudo o que puder retirar da lista, sai. Deixo apenas aquilo que é realmente importante e que precisa ser feito para eu atingir os meus objetivos. Tudo o que puder delegar noutras pessoas sai também da lista. Depois de simplificar e limpar a maior parte das tarefa da minha lista, agendo tempo para as executar na minha agenda. Se não criarmos prioridades na nossa vida, alguém o fará por nós. Se abdicarmos de escolher, alguém escolhe por nós.

Todos os dias analiso a minha lista de objetivos. E todos os dias procuro ter tempo de fazer uma pequena tarefa que me aproxime desse objetivo, por mais insignificante que seja, o importante é fazer todos os dias um bocadinho. Não podemos esquecer também de reservar algum tempo na agenda sem fazer nada, apenas para pensar. Só assim nos mantemos inspirados e produtivo.

 

Encontrar as ferramentas de organização certas

Para me manter organizada foi importante encontrar as ferramentas certas. Eu uso 3 aplicação todos os dias: Asana – para gestão de projetos e tarefas; Calendário do Google – para planificar a minha semana; Google Keep – Com listas, ideias e notas.

Organizar a agenda

Uso a minha agenda todos os dias. Já experimentei vários sistemas (analógicos e digitais) e cheguei à conclusão de que funciona melhor para mim a agenda do Google. É simples, prática, e consigo aceder sempre que quiser, esteja onde estiver. Aqui tenho sempre todos os meus compromissos, consultas, reuniões, prazos de entrega, rotinas, saídas e eventos. Também uso a funcionalidade de lembretes do calendário do google para listar algumas tarefas que não preciso me esquecer de fazer num determinado dia.

Criar blocos de tempo

Tento definir para as minhas tarefa blocos de tempo para executar cada uma delas. Deixo sempre algum espaço entre cada bloco, para uma pequena pausa. Assim sei mais ou menos como será o meu dia e para quantas tarefas tenho realmente tempo para fazer.

Planear a semana

No início de cada semana, analiso os meus projetos e tarefas do Asana e faço a distribuição das tarefas da semana na agenda. Todas as manhãs antes de iniciar o trabalho, escrevo as minhas 3 prioridades do dia num post-it. Estas são as tarefas mais importantes que, se não fizer mais nada, pelo menos estas preciso fazer.

Definir prazos curtos

Aprendi a definir sempre prazos curtos para as minhas tarefas. Quanto mais tempo tivermos para fazer uma determinada tarefa, mais tempo desperdiçamos com detalhes inúteis. Quando estou a arrastar uma tarefa que me custa começar a fazer, uso a técnica dos 5 segundos de Mel Robbins e conto 5-4-3-2-1 e faço, sem pensar.

Agrupar tarefas semelhantes e criar temas para cada dia

Cada dia da semana tem um “tema”. Nem sempre é tão exato, mas procuro agendar os meus compromissos e tarefas conforme estes temas que defini. Por exemplo, todas as semanas à segunda-feira tanto apenas da faturação, organização de projetos e planificação da semana, tento marcar as reuniões e telefonemas sempre para a terça-feira, e tenho um dia apenas para desenvolvimento de trabalho criativo, etc. Desta forma agrupo as tarefas semelhantes e consigo otimizar o meu foco.

Regra dos 5 minutos

Todos os dias, reservo 30min na minha agenda para resolver pequenas tarefas que levam de 5 a 10 minutos a resolver. Tento resolvê-las todas juntas o mais rápido possível para as eliminar da minha lista.

Reservar tempo para os objetivos

Todos os dias analiso os meus objetivos deste ano e pergunto “O que posso fazer hoje para me aproximar do meu objetivo?”. Todos os dias faço qualquer coisa que me deixe mais próxima dos meus objetivos, por mais pequena que seja a tarefa.

 

Criar sistemas e processos

Tenho uma checklist para todas as tarefas repetitivas. As listas de verificação aliviam a nossa mente de tentar lembrar-se de coisas que precisamos lembrar-nos com regularidade.

Sempre que faço alguma coisa que sei que vou ter de voltar a fazer novamente, registo todos os passos que levei a fazer. Crio uma lista de procedimentos no Asana e quando precisar de voltar a fazer aquela atividade, uso a lista. Desta forma não me esqueço de nenhum passo e livro a minha cabeça de ficar preocupada em se lembrar de tudo. Tenho checklists para inúmeras coisas, desde uma simples lista de tudo o que preciso levar na mala quando vou de férias, à lista de procedimentos para criar um artigo no blog ou criar um website. Podemos criar listas de verificação para praticamente tudo.

 

Minimizar e gerir distrações

Sempre que somos interrompidos por um colega, pelo telefone ou notificações, quebramos o nosso foco. Procuro ter as notificações (quase) todas no meu telemóvel desativadas.

Para evitar interrupções e distrações, tento seguir estes passos:

  • Não atendo telefonemas de números não identificados.
  • Tento encaminhar todos os pedidos para o e-mail, para evitar interrupções com telefonemas ou reuniões.
  • Verifico o e-mail apenas 2 vezes por dia: uma vez a meio da manhã e outra a meio da tarde. Ver o e-mail nunca é a primeira coisa que faço de manhã, nem a última que faço ao fim do dia para que não altere as minhas prioridades do dia.
  • Tento evitar ao máximo reuniões. Quando não consigo evitar, prefiro marcar com antecedência e que esteja bem claro o objetivo da reunião para que me possa preparar e resolver a reunião o mais rápido possível.
  • Quando recebo novos pedidos por e-mail em vez de resolver logo, procuro na minha agenda um tempo para o resolver.
  • Em vez de estar constantemente a verificar as minhas redes sociais, agenda uma hora para responder a todas as mensagens e agendar conteúdos.

 

Simplificar

Tento simplificar tudo ao máximo. Quer as tarefas, os processos, as ferramentas, o meu computador e o espaço onde estou a trabalhar. Tenho na minha secretária apenas o essencial para trabalhar: o computador, um bloco de notas e uma caneta e a minha garrafa de água.

Organizo todos os meus ficheiros no Google Drive e evito ter ficheiros no ambiente de trabalho. Assim sempre que precisar de aceder a um ficheiro, posso fazê-lo a partir de qualquer lugar. Todos os trabalhos (pessoais e profissionais) estão organizados no Asana. Assim sei sempre o que preciso fazer e em que ponto está cada projeto.

 

Analisar

Analiso regularmente todos os meus processos e tento ir aperfeiçoando e melhorando sempre que possível.

Estas são algumas estratégias que uso, mas somos todos diferentes e as situações de cada um são diferentes. Para ajudar, tenho disponíveis para download gratuito alguns ficheiros digitais que podes imprimir e usar para ajudar a organizar as tuas tarefas.

Espero que este artigo te tenha servido,
– Diana.

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