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As melhores dicas para gestão de tempo

Uma dica valiosa para melhorar a gestão de tempo: Agendar toda a semana no domingo à noite ou na segunda de manhã e arrasa durante a semana seguinte.

Estas são as minhas principais dicas de como eu tenho melhorado a minha gestão de tempo para conseguir fazer tudo aquilo que me comprometo a fazer.

Pronta?

 

1. Usar o fim de semana para planear a semana seguinte

Eu tinha por hábito fazer isto no domingo à noite, mas quando não tenho disposição no domingo, faço-o à segunda-feira logo de manhã. Quando arranjo tempo para planear as coisas, acordo mais calma e sei que a semana já está planeada com tudo aquilo que tenho para fazer em cada dia.

 

2. Listar todas as tarefas

É bom tirar todas as nossas tarefas da cabeça. Todas as semanas escrevo uma lista de tudo o que preciso fazer. Escrevo tudo, sem pensar. Depois escrevo ao lado de cada tarefa “fazer”, “delegar” ou “eliminar”. As tarefas em que coloco “fazer”, tento criar prioridades entre as que são mais importantes e menos importantes e agendo tempo para as executar na agenda. Tudo aquilo que puder delegar noutra pessoa (colega de trabalho, amigo, familiar, etc.), faço-o. Qualquer tarefa que seja só uma tarefa parva sem nexo que apenas me está a ocupar espaço (que sinceramente nem precisa de ser feita) descarto-a.

 

3. Ter uma lista de tarefas variáveis

Comecei a fazer isto há pouco tempo, e mudou por completo a minha forma de trabalhar. Ao longo do dia é fácil recebermos vários pedidos de pequenas tarefas que facilmente interrompem o nosso trabalho e nos fazem distrair do trabalho que temos em mãos. Agora, todas as tarefas e pedidos que recebo que demoram menos de 5min a fazer, coloco nesta lista. Durante a semana, todos os dias, tenho um bloco de 30min na minha agenda para resolver as tarefas que tenho nesta lista. Assim evito que interrompam o meu trabalho e dedico um tempo específico para as resolver.

 

4. Usar uma agenda digital que sincronize com o smartphone

Pessoalmente uso a agenda do Google, sincronizada no meu computador e smartphone. Assim quando estou fora de casa consigo aceder facilmente a todos os meus compromissos. Tenho a minha vida toda na agenda, incluindo rotinas, pausas para o almoço, lanche, exercícios, tudo! Como diz Benjamin Franklin “Se falhas ao planear, estás a planear falhar”.

 

5. Criar tempo para tudo o que precisa ser feito

(Continuando o ponto anterior…) tudo o que precisa de ser feito tem um espaço de tempo no meu calendário. Conforme for recebendo pedidos de trabalhos ou reuniões, consulto a minha agenda e se tiver já muitas tarefas agendadas, peço educadamente para agendar esse compromisso para o próximo dia que tenha mais disponibilidade. E aprendi que também não há problema dizer que não a coisas que simplesmente não temos tempo para fazer.

 

6. Espaços em brancos e intervalos de 10 minutos

Tento colocar todas as minhas tarefas em blocos de 50 minutos ou menos, seguido de 10 minutos de intervalo. Se não conseguir concluir essa tarefa no tempo que defini, tento arranjar outro bloco de 50 minutos na agenda para continuar a trabalhar na tarefa. Pesquisas mostram que somos mais produtivos, temos mais clareza e gostamos mais do nosso trabalho se fizermos pausas regulares para mexer o corpo e relaxar um bocadinho. Nestes 10 minutos entre tarefas, procuro levantar-me, alongar, beber água, brincar com a minha cadela, etc. Também procuro criar espaços em branco no meu dia, para não fazer nada, o que é muito importante para a saúde mental.

 

7. Tempo para nós mesmos primeiro

Quando estou a planear a minha semana, coloco os meus cuidados pessoais primeiro, depois planeio o resto das tarefas e do trabalho à volta disso. Estes cuidados pessoais no meu caso são a minha rotina matinal, exercícios, meditação, leitura, journaling, hora das refeições, tempo para a família, hobbies, etc. Depois agendo as minhas tarefas relacionadas com o trabalho em torno disso, e por isso é que eu adoro o meu trabalho, porque me consigo colocar em primeiro lugar antes dos outros.

 

8. Tarefas importantes primeiro

Tenho por hábito passar a parte da manhã a fazer tarefas que exigem maior produtividade e função cerebral. Guardo as reuniões, responder a emails e tarefas mais simples para depois do almoço. Sei que sou mais produtiva de manhã e por isso mesmo prefiro trabalhar em grandes projetos e tarefas logo de manhã.

Espero que este artigo tenha ajudado um pouco. Há muito mais para compartilhar sobre este tópico, mas acho que este é um bom ponto de partida.

Vê alguns templates de ficheiros de organização disponíveis aqui que podem ajudar.

Espero que este artigo te tenha servido,
– Diana.

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