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Como criar um sistema de produtividade eficaz

Produtividade não é fazer mais, ou ter mais horas disponíveis para fazer mais coisas, e sim, organizar o nosso tempo e os projetos para fazer menos e assim ter mais tempo para nós e para o que queremos fazer.

Gerir as várias áreas da nossa vida pode ser difícil. Requer um sistema de produtividade eficaz para nos concentramos no que é importante e conseguirmos alcançar os nossos objetivos.

Um sistema de produtividade consiste numa coleção de apps e ferramentas que nos permitem tirar ideias e tarefas da nossa cabeça e transcrevê-las num sistema em que confiamos e que nos lembrará de as executar quando for oportuno.

Estes sistemas são diferentes para cada pessoa, mas assim que conseguirmos definir o nosso próprio sistema, que funcione para nós, a nossa forma de trabalhar muda por completo.

Neste artigo partilho algumas dicas para criar um sistema de produtividade. Depois de perceberes este sistema, verás que apenas será necessário fazer alguns ajustes para que as coisas funcionem para ti.

 

Gestor de Tarefas

Uma tarefa é algo que precisa ser feito, que por norma tem uma data de conclusão.

Há pessoas que preferem separar o calendário da lista de tarefas, vendo o calendário apenas como ferramenta para colocar compromissos. Acho que este é um ponto pessoal. Para algumas pessoas pode funcionar bem de uma forma, para outras, de outra.

Eu uso a aplicação Asana para gerir todas as minhas grandes tarefas, relacionadas com os meus projetos e trabalho. Aqui coloco a tarefa associada ao projeto, com a data de conclusão e os detalhes e passos de cada uma delas. No entanto, na minha agenda do google adicionei o link do Asana que me permite ver as datas de conclusão também no calendário. Dessa forma posso gerir o meu dia relacionando os meus compromissos e tarefas.

É importante irmos atualizando esta nossa lista de tarefas. Deixar tarefas que já estão concluídas na lista, ou não atualizar a informação de alguns tópicos pode causar desconforto sempre que se abre a lista de tarefas. Quando acordamos de manhã e abrimos a nossa app de lista e vemos toda esta confusão pode deixar-nos ansiosas.

O segredo para isto é ter uma “mini lista”. Eu uso o Asana para o meu gestor de projetos e listas maiores, mas depois uso uma lista mais simples para a lista de tarefas diária. No meu caso eu uso o Keep, mas pode usar outra aplicação, ou um caderno, um post-it, etc. Esta é a lista para onde olho ao longo do meu dia para saber o que preciso de fazer.

 

Recursos essenciais de uma aplicação de gestão de tarefas
  • Fácil de inserir tarefas
  • Fácil de categorizar ou colocar em secções diferentes para conseguirmos atribuir as tarefas às diferentes áreas de negócio ou da nossa vida pessoal.
  • Possibilidade de ver em várias vistas (organizar por data de conclusão, vista de calendário, etc.)

A aplicação que eu uso é o Asana, mas podem escolher outra como o TodoistTrello, etc.

 

Calendário

No calendário devemos agendar as nossas aulas, reuniões, consultas, horas de ginásio, compromissos, tudo o que temos de fazer a uma determinada hora. Podemos usar o calendário apenas para isto e deixar as tarefas apenas no gestor de tarefas.

Para mim funciona melhor quando vejo tudo no meu calendário, por isso adiciono aqui também lembretes e tarefas. Desta forma, consigo planear a semana e prever quando preciso de fazer determinado trabalho e bloquear tempo na agenda para o executar.

Todos os dias de manhã crio a minha lista diária no Keep, para saber o que tenho de fazer naquele dia. Para criar esta lista eu tenho o meu gestor de tarefas Asana aberto assim como o meu calendário, para saber o que tenho para fazer e assim criar a minha lista com base nisso.

Algumas dicas adicionais:

  • Criar espaço para realizar pequenas tarefas: tenho na agenda um bloco de tempo para resolver várias tarefas pequenas que me levam, cada uma, menos de 5 minutos a resolver.
  • Color coding: temos várias áreas na vida, como trabalho, projetos, compromissos, férias, etc. Gosto de dividir essas áreas no calendário com cores diferentes, assim, consigo perceber melhor e de forma mais direta o que tenho para fazer cada dia. Outra vantagem de criar diferentes calendários para diferentes categorias é que conseguimos ocultar ou visualizar apenas alguns.
  • Configurar repetições: tenho por hábito configurar os eventos repetitivos para que se repitam de forma automática e assim não me esquecer deles.

Eu prefiro usar o calendário digital, porque anda comigo para todo o lado, é mais fácil de mover as coisas de um dia para o outro e posso criar lembrete para não me esquecer dos compromissos.

 

Sistema de notas

Existem inúmeros aplicativos para notas. Uns mais completos que outros. Alguns exemplos são: Evernote, Notion, Keep, Apple Notes, etc.

Já experimentei vários. Gostei bastante do EVERNOTE, no entanto não achei que fosse intuitivo para inserir novas notas, a versão gratuita é limitada e perdia-me com alguma facilidade.

Neste momento uso o Keep. Gosto por ser uma aplicação gratuita (e sem limitações) e simples. O Keep permite escrever notas, fazer listas, gravar notas com voz, fazer um desenho, guardar imagens, guardar links, etc.

Podes pensar que não precisas de um sistema de notas, mas eu acho que dá sempre jeito tem uma aplicação onde podes escrever algumas ideias que vão surgindo, lembretes, guardar links que queres ver mais tarde, etc.

Recursos essenciais de uma aplicação de notas:
  • Possibilidade de criar diferentes categorias
  • Fácil de inserir novas notas ou atualizar existentes

 

Organizar os ficheiros digitais

É fundamental ter um sistema de organização de ficheiros digitais que nos permita ter acesso aos ficheiros em qualquer lado. Este sistema deve nos permitir organizar todos os nossos ficheiros em pastas separadas das várias áreas da nossa vida e que permita guardar vários tipos de ficheiros.

A minha ferramenta para organização de ficheiros é o Google Drive. Para além disso, não tenho no meu computador instalado qualquer editor de textos ou folhas de cálculos, o que uso é o Doc e o Sheet do Google, que ficam guardados também aqui.

Outra funcionalidade do Google Drive que uso bastante é a opção de fazer scan a documentos e guardá-los.

 

Organizar o email

Ter o e-mail organizado é meio caminho andado para nos sentirmos mais produtivos. Adoro quando tenho a minha caixa de entrada de emails vazia.

Uma dica valiosa é: não abram um email a menos que tencionem tomar uma ação. Eu evito distrair-me com emails, por isso vejo-os apenas uma a duas vezes por dia. Quando leio os meus e mails tenho o meu gestor de projetos e calendários abertos, dessa forma vou agendando a execução dos pedidos que me foram enviados para o email e depois de o ter esquematizado no Asana ou Calendário, elimino ou arquivo o email.

 

Agendar um dia para rever todo o nosso sistema

É importante ter um review day todas as semanas. Recomendo que seja à sexta-feira ao fim do dia ou na segunda-feira de manhã. Este é o momento de:

  • Rever todas as lista e projetos e eliminar listas e tarefas que já foram executadas ou que já não são necessárias.
  • Organizar todos os ficheiros e apagar o que já não preciso
  • Ver se as notas estão todas categorizadas e se há algumas que já não fazem sentido estar aqui.

Isto torna-se um hábito e desta forma o nosso sistema está sempre organizado e por isso confiamos nele.

Um dos problemas mais comuns que as pessoas costumam enfrentar, que faz com que deixem de usar o seu sistema, é que deixam de confiar a 100% no sistema que criaram. Talvez escrevam algumas das tarefas nele, mas depois tentam lembrar-se de outras, ou escrevem-nas num post-it e colam no frigorífico. Isto pode causar algum desconforto o que faz com que as pessoas acabem por abandonar todo o sistema e deixar as tarefas por concluir.

Todos os sistemas de organização terão de ser geridos e ter algum tipo de manutenção para que não se tornem num caos. Lembra-te, podemos sempre alterar alguma coisa ou fazer alguns ajustes para melhorar o sistema que já criámos.

Espero que este artigo te tenha servido,
– Diana.

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